【新功能介紹】永續管理系統如何協助CSR產業數位轉型

2019年12月9日 | 
李振北
【新功能介紹】永續管理系統如何協助CSR產業數位轉型
【10/04】CSR x Data數位驅動企業永續發展 - 活動照片
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「SMS永續管理系統」在2019年七月正式上線,考量到台灣過去鮮少有類似的系統服務,為了增加CSR從業人員對系統及資料庫的認識,同時也希望了解實務上有哪些潛在的使用需求,Sustaihub永訊智庫從九月開始舉辦系統課程,經過三個月的課程,有將近50名CSR從業人員的報名參與,我們也依照使用者回饋進行新功能開發與優化既有服務,以下分享相關的細節。


Sustaihub永訊智庫是一家以SaaS(Software as a Service, 軟體即服務)為主的新創公司,有別於過去需要下載與安裝系統到電腦或伺服器,SaaS產品讓使用者可以簡單的透過網頁方式,即可直接使用系統的各項功能與服務,例如,大家熟知的Gmail、Dropbox、Trello等工具都是SaaS產品的一種。使用SaaS產品不僅大幅提高使用效率,也可減少採購系統需要承擔的潛在風險。

作為SaaS的新創公司,最大的優勢在於速度與彈性,可以快速依照使用者回饋與建議,改善與優化各項系統功能服務,並在短時間內部署與更新上線,讓使用者立即體驗最新的功能!

因此,為了善用我們的優勢,每個月舉辦系統的體驗課程,期望蒐集CSR從業人員對系統的使用需求與回饋,讓SMS永續管理系統可以更符合市場需求。以下初略整理使用者的回饋建議,可以分為以下三種類別:

【前端】介面設計與使用流程(例如:按鈕大小、操作指引、顯示介面的設計等)

【內容】報告框架與指標範本(例如:多元的指標框架、各指標的參考範本、互動圖表等)

【後端】資料處理與分析功能(例如:建立不同指標的關聯、提供能源換算公式等)

最後,我們根據每次課後的問卷調查了解需求程度,搭配產業經驗及開發速度來決定研發的優先順序。因此,新上線的功能主要分為以下四項:

一、建立互動式圖表

在CSR報告中有許多數據的統計資料,如何快速的建立資料蒐集表單,建立出對應的視覺圖表,呈現出數據資料的分佈概況,是CSR報告的關鍵要素之一。

在建立表單的方式分為以下兩種:

  • 「文字表單」是針對盤點大量文字內容的資料為主;
  • 「數據表單」則是蒐集數據形態的資料為主,並且支援建立視覺化圖表功能。


步驟1、建立表單

輸入表單的基本資訊與欄列數量,以及需要連結的報告指標。

SMS永續管理系統 - 建立表單


步驟2、輸入資料

在表單中填入對應的文字或數據內容。SMS永續管理系統 - 輸入資料


步驟3、建立圖表

在步驟1若選擇「數據表單」的表單型態,在完成步驟2之後,系統會自動顯示建立圖表的區域。

SMS永續管理系統 - 建立圖表


步驟4、檢視圖表

系統會依照表單的數據內容,自動建立互動性的視覺圖表。

SMS永續管理系統 - 互動圖表


最後,以上建立的表單及圖表都會自動呈現在對應的指標上,提升整體報告的閱讀性及互動性。



二、 SDGS、CDP等框架範本

系統預設的報告框架,除了GRI Standards之外,也新增SDGs和CDP的報告框架,方便CSR從業人員可以更快速建立各種永續發展相關的報告。同時,也會自動帶入各指標的制式表單內容,更有效率的蒐集與盤點相關資料。

在SDGs的報告框架上,主要是參考GRI與UNGC(United Nations Global Compact, 聯合國全球盟約)共同發布的《Business Reporting on the SDGs: An Analysis of the Goals and Targets》。由於SDGs的指標中有部分是屬於國家層級才能呼應或解決的;對於企業而言,要如何具體的連結SDGs指標,清楚回應企業對各個永續發展目標的貢獻與影響,則可以參考此份報告。在報告中清楚列出建議企業可揭露的指標項目,以及相關的行動建議,協助企業更清楚的衡量對SDGs的影響。

Business Reporting on the SDGs: An Analysis of the Goals and Targets

如上圖所示,在SDG target list中,將17個永續發展目標的子目標分為三種類型:

  1. Targets very likely to be relevant to business - 目標可能跟企業有高度相關(60個目標)
  2. Targets likely to be relevant to business - 目標可能跟企業相關(42個目標)
  3. Targets less likely to be relevant to business - 目標可能跟企業無關(24個目標)

為了協助企業更有效率的依循SDGs指標,Sustaihub永訊智庫利用程式技術,自動解析此份報告的各個指標項目,彙整102個目標(高度相關與一般相關)並上傳至SMS永續管理系統。同時,也提供英文與中文兩種版本,讓企業可以依照自身需求選擇合適的範例框架。

如果需要Excel版本的《Business Reporting on the SDGs: An Analysis of the Goals and Targets》,歡迎來信service@sustaihub.com免費索取檔案。

同樣的,在CDP的問卷上,也是至CDP官方網站上取得最新的氣候變遷問卷題目,透過程式技術自動化處理各項指標,並上傳至SMS永續管理系統。值得一提的是,部分的指標有要求特定的表單格式,在匯入系統預設的CDP框架時,也會依照CDP官方要求的表單格式呈現。

例如題目C2.2c:「貴組織在進行氣候相關風險評估中考慮了以下哪項風險類型?」,在官方題目上要求完成以下表格資料,在系統上則會直接帶入預設的表格架構,使用者無需自行建立表格,僅需填入對應資料即可完成指標。


SMS永續管理系統 - CDP問卷 SMS永續管理系統 - CDP制式表單


未來將會持續增加更多報告框架,包括CDP的其他問卷(供應鏈、水資源等)、SASB(Sustainability Accounting Standards Board)、RBA(Responsible Business Alliance)等,協助企業一次管理所有的永續發展指標。



三、匯入客製化框架

對於希望匯入客製化的報告框架的企業,可以直接下載系統提供的制式匯入表單(csv),用Excel編輯各項指標項目後,直接上傳至系統,即可完成匯入客製化的報告框架!

SMS永續管理系統 - 匯入框架

在匯入框架的區域,可以檢視所有的報告框架。針對各個報告框架可以進行複製、刪除、編輯說明和檢視框架內容等功能。

SMS永續管理系統 - 框架列表


SMS永續管理系統 - 檢視框架



四、發布數位版CSR報告

數位化CSR報告是未來趨勢。在TCSA企業永續獎的評比中,「網際網路之企業社會責任或永續性資訊揭露現況」占比高達35%。因此,系統提供一鍵生成網頁形式的CSR報告,同時具備互動式圖表功能,協助企業符合數位化趨勢。

SMS永續管理系統 - 數位報告

在數位版CSR報告上,目前的呈現方式是條列各項指標為主,企業可以在系統上選擇哪些指標要對外發布。各指標呈現的資料內容,除了文字、圖片和表單等,也包括互動式圖表也會同步呈現,確保指標資料的揭露完整性。



優化使用體驗

除了上述的主要功能之外,這次也處理既有的問題和優化使用體驗:

匯出Word報告 - 修正匯出各指標的表單內容、插入圖片功能

展開指標位置 - 在選擇指標之後,左側的指標選擇區域將會顯示目前的指標位置

編輯器版本更新 - 優化富文編輯器的介面設計,新增HTML輸入格式

提醒尚未儲存的通知視窗 - 當指標內容有被變更但尚未儲存時,將會出現提醒視窗

異動通知信件 - 當指標內容有被變更過,系統會自動追蹤與紀錄異動情況,並定期發Email通知管理者指標異動情況



後續的開發規劃

由於仍有許多的使用者的回饋建議尚未完成,目前正依照規劃的產品發展藍圖,逐步進行系統的優化與開發,預計後續將會持續開發以下項目:

 - 外部問卷派單功能

 - 數據分析儀表版

 - 自動匯出GRI指標對照表

 - 設定短中長期目標的範本表單

 - 線上自動翻譯服務


最後,非常感謝過去三個月曾參與課程的朋友,提供相當多寶貴的回饋與建議!期望未來能持續發展出更多系統工具,協助企業更容易的落實永續發展。



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